Belege und Aufbewahrung


Keine Einreichung der Belege und Nachweise

  • Nachfolgend grundlegende Informationen zu „Belege und Aufbewahrung“
  • keine gesetzliche Pflicht mehr Belege zusammen mit der Steuererklärung einzureichen
  • Der Verzicht auf Belege wird von den Finanzämtern sogar gewünscht, denn damit entfallen aus deren Sicht Belegsichtung und Rücksendung
  • Eine Sonderregelung gilt für den Nachweis einer Behinderung. Wird der Pauschbetrag wegen Behinderung erstmals geltend gemacht oder ändern sich die Verhältnisse (insbesondere der Grad der Behinderung oder Merkzeichen), ist die Vorlage einer Kopie des Schwerbehindertenausweises weiterhin vorgeschrieben (§ 65 Abs. 3 EStDV).

Grundsätzliche Aufbewahrung der Belege und Nachweise

  • Die Belege müssen aber bis zum Abschluss der Steuerveranlagung (=> Ablauf der Einspruchsfrist bzw. bis zum Abschluss eines Einspruchsverfahrens) aufbewahrt werden
  • Auf Anforderung des Finanzamts müssen die Unterlagen eingereicht werden (Vorhaltepflicht)
  • Für bestimmte Belege (z. Bsp. Spenden) ist die Aufbewahrung bis zum Ablauf eines Jahres nach Bekanntgabe der Steuerfestsetzung vorgeschrieben.
  • Für Handwerkerrechnungen gilt zivilrechtlich eine zweijährige, für Bankbelege eine dreijährige Aufbewahrungspflicht.
  • Betriebliche Unterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO)
  • Unterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren, wenn die Summe der nichtbetrieblichen Einkünfte (Überschusseinkünfte gem. § 2 Abs. 1 Nr. 4–7 EStG) mehr als 500.000 EUR beträgt (§ 147a AO)
  • Im Fall der Anforderung sollte man die Belege auch vorlegen können. Andernfalls ist damit zu rechnen, dass das Finanzamt die Kosten nicht nur streichen, sondern auch einen entsprechenden Risikobearbeitungshinweis für die Folgejahre speichert, sodass künftig mit einer intensiveren Prüfung des Falles zu rechnen ist.
  • Selbstverständlich können wissentlich und willentlich gemachte falsche Angaben in der Steuererklärung als versuchte bzw. ggf. vollendete Steuerhinterziehung gewertet werden
  • Wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren?

Wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren?

Es gibt unterschiedlich lange Aufbewahrungsfristen. Möglich sind 2 Jahre, 6 Jahre, 10 Jahre und in besonderen Fällen unbegrenzte Aufbewahrungsfristen. Wichtig für die Bestimmung der Frist ist natürlich auch der Beginn der Frist.

147 AO sieht vor: „Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.“

Aufbewahrungsfrist 10 Jahre:

Diese gilt für alle Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse sowie Eröffnungsbilanzen, aber auch Arbeitsanweisungen oder andere Organisationsunterlagen. Dazu kommen die Buchungsbelege und die Unterlagen für die Zollbehörde (die im ATLAS-Verfahren eine Rolle spielen).

Dazu kommen beispielsweise: Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Lohnbelege, Mahnbescheide, Miet- und Pachtunterlagen, Personalakten, Handelsregisterauszüge, Kontenpläne, Verträge.

Aufbewahrungsfrist 6 Jahre:

Diese Frist ist für Handels- und Geschäftsbriefe relevant und für alle Steuerunterlagen und Buchungsbelege. Dazu kommen beispielsweise: Preislisten, Protokolle, Reklamationen, Versand- und Frachtunterlagen, Gutachten, Angebote, Schulungs- und Ausbildungsnachweise.

Abweichungen von den 10 und 6 Jahren, die bei Geschäftsleuten üblich sind, könnten sich aus weiteren Gesetzen ergeben, denn § 140 AO verweist auch auf andere Gesetze (beispielsweise das Umsatzsteuergesetz), aus dem sich abweichende Fristen ergeben könnten. Dazu kommen einige branchenspezifische Vorschriften für bestimmte Berufe und die Vorschriften für Lohn- und Personalunterlagen, die sich aus dem Sozialrecht ergeben.

Wie lange muss man private Unterlagen aufbewahren?

Aufbewahrungsfrist: 2 Jahre

Gilt für Kaufverträge, Kassenbons und Rechnungen (z.B. Handwerkern, Ärzten, Anwälten, Gutachtern oder Notaren)

Gerade, wenn es um den Kauf einer Wohnung oder eines Hauses geht, müssen auch Dokumente, die damit zusammenhängen, aufbewahrt werden. Also alle Rechnungen oder Schriftverkehr zu den Bauleistungen (auch Planungen des Architekten oder Statikers), alle Unterlagen zu Handwerkerarbeiten oder Renovierungs- und Reinigungsarbeiten.

Aufbewahrungsfrist: 5 Jahre

Wenn es in Zusammenhang mit dem Eigenheim zu Reklamationen kommt, dann braucht man Reklamationen und Mängelanspruche bzw. alle dafür relevanten Unterlagen 5 Jahre lang. Und sollte es zu einem Verfahren daraus kommen, müssen die Unterlagen auch danach noch verfügbar sein!

Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre

Einkommen von über 500.000 Euro pro Jahr müssen ihre Kontoauszüge sowie steuerrelevante Buchungsunterlagen 6 Jahre lang aufbewahren (§ 147a AO).

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