Reisekosten sind alle Aufwendungen, die unmittelbar durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit – außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte – entstehen.

Hierzu gehören insbesondere:

• Fahrtkosten (auch für Zwischenheimfahrten),
• Mehraufwendungen für Verpflegung mit Pauschalbeträgen,
• Übernachtungskosten 
• Reisenebenkosten.

Aufwendungen, die durch eine Reise nur mittelbar veranlasst sind, wie bspw. Kosten für Reisekleidung, Wäsche oder Koffer, sind grundsätzlich keine Reisekosten.

Vorsteuerabzug aus Reisekosten

Ein Unternehmer kann grundsätzlich die Umsatzsteuer auf die Reisekosten als Vorsteuer abziehen. Entscheidend ist, dass die generellen umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen für (Kleinbetrags-) Rechnungen erfüllt sind. 

Abzugsfähig sind Vorsteuerbeträge aus

• Fahrtkosten des Unternehmers und des Personals
  • Bahn, Taxi, Mietwagen, Flugzeug
• Übernachtungskosten und
• Verpflegungskosten.

Ein Vorsteuerabzug aus Verpflegungspauschalen ist hingegen nicht möglich.

Pflichtangaben einer Reisekostenabrechnung

Eine Reisekostenabrechnung sollte mind. enthalten:

• Name des Reisenden,
• Zeit, Dauer, Start, Ziel,
• Zweck der Reise,
• ggf. gefahrene Kilometer,
• Bemessungsgrundlage für den Vorsteuerabzug

Die zugehörigen Nachweise bzw. Belege sind der Abrechnung beizufügen (bspw. Tankquittungen, Fahrscheine, Telefonkosten, Übernachtungskosten, pauschale Verpflegungskosten, Bewirtungsbelege (separates Konto) sowie Eigenbelege über Trinkgelder).